Postępowanie na wyjazd w ramach wyjazdów grupowych CEEPUS EXCURSION oraz SUMMER SCHOOL

W przypadku organizacji Grupowego Wyjazdu Dydaktycznego (CEEPUS Excursion) oraz Szkoły Letniej (Summer School) kierownik wyjazdu powinien przygotować kompletne dokumenty odnośnie wszystkich uczestników, w tym: podanie kierowane do Prorektora ds. Kształcenia, listę uczestników wyjazdu, podanie oraz preliminarz wydatków, i przedstawić Koordynatorowi Wydziałowemu do 15 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub do 31 października (wyjazd w semestrze letnim). Domyślnie środkiem transportu jest autobus/kolej (II klasa) oraz miejsce do leżenia. Istnieje możliwość skorzystania z innego środka transportu (samochód, samolot), jednak wówczas należy dołączyć podanie do Koordynatora Wydziałowego z wyjaśnieniem konieczności użycia innego środka transportu wraz z odpowiednią wyceną trasy. Następnie Koordynator Wydziałowy przekazuje podanie do Biura Mobilności Międzynarodowej i na jego podstawie przygotowywane jest pismo do NCO Poland celem uzyskania decyzji z kwotą na przejazd, która nie może być przekroczona. Po zatwierdzeniu pełnej dokumentacji przez Koordynatora Wydziałowego, pracownik Biura Mobilności Międzynarodowej wystawia delegacje i po zatwierdzeniu dokumentacji przez Dziekana/Prodziekana ds. Kształcenia, wszystkie dokumenty poprzez Biuro Mobilności Międzynarodowej są kierowane do Prorektora ds. Kształcenia.

Postępowanie po zrealizowaniu mobilności

Po przyjeździe kierownik wyjazdu powinien przedstawić następujący pakiet dokumentów zatwierdzony przez Koordynatora Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału w ciągu 5 dni roboczych:

• "Letter of Confirmation" oraz "Mobility Report" dla każdego z uczestników – są to niezbędne dokumenty potwierdzające realizację mobilności, wydrukowane z systemu online www.ceepus.info oraz podpisane przez Koordynatora z Uczelni partnerskiej (należy te dokumenty również po zeskanowaniu wgrać do tego systemu).
• Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego na podstawie wystawionej delegacji na podróż– z uwzględnieniem pieczęci instytucji goszczącej potwierdzającej pobyt służbowy i przedstawionego rachunku kosztów podróży
• Rozliczenie z pobranej zaliczki na "0" z dopiskami:
• Wszelkie koszty utrzymania i noclegów pokryło biuro CEEPUS w danym kraju.
• Koszty przewyższające granty CEEPUS pokryto z środków własnych.
• Bilety z pełnym opisem w przypadku przejazdu koleją, samolotem, autobusem, itp.
• Ewidencja przebiegu pojazdu (w przypadku przejazdu samochodem).
• Sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu, kierowane do Prorektora ds.Kształcenia.

Po rozliczeniu wyjazdu koszty przejazdu do wysokości przejazdu autobusem/koleją (II klasa) oraz miejsce do leżenia (dotyczy studentów I, II, i III stopnia) lub miejsce sypialne (dotyczy wykładowców akademickich) lub innym środkiem transportu na podstawie zgody NCO Poland zostają zrefundowane. Zaznacza się, że jedynie pracownicy Politechniki Koszalińskiej mogą pobierać zaliczkę na wyjazd w ramach wyjazdu CEEPUS.